Il y a un peu plus de deux ans, nous enclenchions un processus de consultation dans le cadre de la préparation d’une planification stratégique pour la Faculté. Cette opération a été une occasion de réflexion tout autant que de mobilisation pour notre communauté universitaire.
Il en est résulté un document d’ensemble pour la Faculté et des feuilles de route pour chaque unité académique. La période visée va de 2009 à 2013. Nous sommes rendus à mi-parcours. Il est donc approprié de faire le point sur les actions entreprises, les réalisations et le chemin qui reste à parcourir, sachant que des ajustements s’imposent.
Mais revenons sur quelques repères. Un plan stratégique propose une vision d’ensemble qui met en cohérence et hiérarchise les intentions et les instruments mis en œuvre par la Faculté et/ou les départements et écoles. Cela permet de définir une approche générale dirigée vers l’action et les dispositifs à mettre en place.
Cet exercice vise à échapper aux activités quotidiennes en prenant du recul et en définissant un cadre de réflexion pour apprécier les situations particulières posées dans leur temporalité. Il est pertinent tout autant en période marquée d’insuffisances de ressources qu’en situations de marges de manœuvres anticipées.
Le champ de la réflexion est large. Il couvre les principales activités liées à notre mission : pensons aux activités de formation (à tous les niveaux), aux effectifs étudiants, à la recherche, au rayonnement institutionnel et aux réseaux internationaux. Cela nous a amené notamment à nous interroger sur l’intérêt de nouveaux programmes, sur la pondération de l’investissement entre les programmes de premier cycle ou d’études supérieures ou encore entre la formation recherche ou la formation appliquée (voire professionnelle). Cette réflexion porte sur l’environnement immédiat, la concurrence et les alliances stratégiques possibles avec d’autres unités ou des partenaires (internes ou externes).
Cet exercice suppose que nous puissions, autant à l’échelle facultaire que départementale, avoir une vision lucide et circonstanciée de notre identité, comme unité académique. Certaines interrogations sont sous-jacentes : qui sommes-nous ? quelles sont nos capacités (pour l’ensemble des fonctions de l’institution) ? quels problèmes voulons-nous résoudre ? quelles sont nos priorités ? où allouer nos ressources ? quels résultats voulons-nous obtenir et comment nous y prendre ?
En somme, il s’agit de prendre la mesure de nos forces, des menaces, de nos intérêts stratégiques et des moyens à mettre en œuvre pour réaliser nos objectifs. Là-dessus, on n’invente rien. Je me réfère à la méthode SWOT. Je note d’ailleurs que la Faculté des arts et des sciences de l’Université de Toronto y a également eu recours récemment pour élaborer son dernier plan stratégique.
L’action doit être posée dans le temps. Introduire la temporalité dans l’ordre des priorités, cela signifie établir un calendrier réaliste et ordonner les actions à entreprendre. Pour ce faire, on doit garder à l’esprit certaines relations simples et s’en servir pour définir les priorités.
Par exemple, on peut mettre en balance : «le moins d’effort»/«le maximum d’impact», «le plus de valeur pour l’organisation»/«les ressources à consentir», mais cela suppose une idée assez claire des forces internes à partir desquelles on peut construire ou des faiblesses qui doivent être corrigées ou contournées, ou encore de la façon de s’y prendre pour atteindre les objectifs et de qui fera quoi et quand. De là, on peut distinguer ce qui est urgent, ainsi que le court et le moyen terme, les secteurs et disciplines, de même que les «fenêtres d’opportunité».
Le plan stratégique permet d’identifier des paramètres sur la base desquelles on travaille, mais ce n’est en rien un cadre rigide. C’est également l’occasion de développer un discours sur nous-mêmes et d’ouvrir les perspectives et ambitions qui nous animent. Il ne faut surtout pas y voir un exercice bureaucratique concocté dans des officines obscures.
C’est pour cette raison que nous avons lancé l’opération, il y a deux ans, par une consultation de toutes les unités académiques et que nous sommes retournés pour échanger sur les propositions, aussi bien générales que spécifiques, que nous faisions.
C’est pour la même raison que s’engage actuellement un cycle de rencontres avec les mêmes assemblées départementales pour faire le point sur nos réalisations (qui ne sont pas modestes), pour comprendre les défis à relever et partager les aspirations actuelles. En d’autres termes, depuis le début la planification stratégique est conçue comme un exercice basé sur une communication large avec notre communauté facultaire, une communication qui passe par nos instances et par le contact direct.
En ce sens, c’est l’occasion de construire une vision partagée, partagée au sein de la Faculté, mais également avec l’ensemble de notre institution.